Arbetsordning

Styrelsens arbetsordning är ett styrdokument som beskriver Piratpartiets styrelses arbete, upprättat i enlighet med stadgan.

Dokumentet uppdateras vid behov av styrelsen. En ny revision av detta dokument förväntas till första styrelsemötet efter vårmötet då styrelsens interna sammansättning ändras markant. Detta dokument uppdaterades senast på styrelsemötet i januari 2016.

  • 1. Styrelsens roller och konstituering

1.1 Sammankallande

Styrelsen utser inom sig en sammankallande, som ansvarar för att:

  • leda styrelsens arbete i enlighet med stadgarna.
  • den interna kommunikationen inom styrelsen.
  • ge förslag till en reviderad version av detta dokument när arbetsutskottet valts på vårmötet.
  • Styrelsens budgetpost
  • kallelser och handlingar inför partistyrelsemöten
    -4v före, börja förberedelser
    -3v före, preliminär kallelse
    -2v före, slutgiltig kallelse (påminn om underlag)
    -1v före, alla underlag bör vara inne

1.2 Sekreterare

Styrelsen utser en sekreterare och vid behov en eller flera biträdande sekreterare att bistå sammankallande i dennes arbete. Mer specifikt ansvarar sekreteraren och dess eventuella biträdare för att:

  • sköta dokumentation av pågående ärenden mellan möten,
  • hantera styrelsens protokoll,
  • uppdatera styrelsens externa kommunikationskanaler med korrekta uppgifter
  • uppdatera styrelsens interna kanaler med rätt personer

1.3 Styrelsens Presidie

Sammankallande och sekreterare utgör gemensamt styrelsens presidie som ansvarar för att:

  • Planera och förbereda styrelsemötena
  • Brådskande uttalande (se 2.2)
  • Ansvarar för att svara på frågor till styrelsemailen

1.4 Styrelsens Arbetsutskott (AU)

  • AU-möten är behöriga om samtliga i AU är närvarande eller om kallelse gått ut via email till alla i AU senast en vecka innan mötet.
  • AU fattar beslut med absolut majoritet om mötet är behörigt.
  • Alla medlemmar har närvarorätt på AU-möten, om inte ytterst känsliga frågor såsom personuppgifter diskuteras. Partiets revisorer har ständigt närvarorätt.
  • AU ska protokollföra alla möten och publicera protokollen på partiets wiki inom 2v från mötet

1.5 Konstituerande möte

Nyvald styrelse håller konstituerande möte året innan den tillträder, och normalt i samband med att ordinarie styrelse håller sista styrelsemötet under gångna året.  På konstituerande möte skall följande ärenden alltid behandlas:

  • Val av styrelsens sekreterare och eventuell biträdande sekreterare för det kommande året
  • Återkallande av firmateckningsrätt
  • Delegering av firmateckningsrätt
  • Preliminärt mötesschema för det kommande verksamhetsåret
  • Mötesformalia
  • Att skapa ett bra arbetsklimat i styrelsen

 

2. Styrelsens kommunikationskanaler

 

2.1 Intern kommunikation

Styrelsens enda officiella interna kommunikationskanal är mailinglistan styrelsen@piratpartiet.se.

Styrelsen ska vara aktsam vid val av teknik för informella diskussioner som inkluderar känsliga uppgifter. Vid de tillfällen då personuppgifter eller andra särskilt känsliga ärenden avhandlas i styrelsen råder sekretess och uppgifterna får inte spridas till obehöriga.

Styrelsen har även flera informella kanaler där mer diskussion kan ske mellan styrelsemöten. Inga beslut tas i dessa men mycket diskussion, planering och koordination. För närvarande använder sig styrelsen av slack, trello och sms-lista i sitt arbetande.

2.2 Extern kommunikation

Styrelsens avdelning på partiets hemsida (http://www.piratpartiet.se/om-oss/styrelse) är styrelsens officiella externa kommunikationskanal där alla kallelser och protokoll från styrelsens möten publiceras, samt annan officiell och inofficiell kommunikation från styrelsen och dess ledamöter.

I de fall protokoll eller andra handlingar innehåller känsliga uppgifter så skall uppgifterna tas bort från handlingen innan den publiceras, vilket ska noteras i det publicerade dokumentet.

Vid väldigt brådskande ärenden kan ett uttalande göras å styrelsens vägnar av styrelsens presidie (sammankallande och sekreterare gemensamt). Detta för att med snabbhet kunna förklara styrelsens ståndpunkt i vissa frågor eller komma med rena faktaupplysningar. Om en eller flera ledamöter anser att styrelsens presidie i ett sådant uttalande felaktigt har representerat styrelsens åsikt tas en intern diskussion innan styrelsen sedan kommer med en eventuell rättning tillsammans.

  • 3. Styrelsemöten

Ur Piratpartets stadgar:

”5.1.3 Partistyrelsen ska hålla minst fyra (4) möten under året. Partistyrelsen sammanträder när partiledaren eller minst en tredjedel (1/3) av styrelsens ledamöter begär det.

3.2.2 Vid styrelsemöte tas alla beslut med absolut majoritet, med undantag av de frågor där stadgan kräver annorlunda.”

3.1 Mötestider

Styrelsen sammanträder ungefär varannan månad. Dessa möten kan vara fysiska eller elektroniska.

3.2 Kallelse och möteshandlingar

Kallelse med datum och medium samt ort vid styrelsemöten samt utkast av dagordning ska meddelas styrelsen senast tre veckor innan mötet äger rum.

Diskussions- och beslutsunderlag samt övriga handlingar ska meddelas styrelsen tillsammans med en slutgiltig dagordning senast två veckor innan mötet äger rum. Beslut kan inte fattas i frågor som inte tagits upp i denna slutgiltiga dagordning.

Slutgiltig dagordning ska alltid finnas tillgänglig på styrelsens externa kommunikationskanal tillsammans med inskickade underlag. Om exceptionella sekretessomständigheter råder får undantag göras.

Ärenden som under de sista två veckorna före mötet väcks av någon i styrelsen (eller inkommer till styrelsen) kan läggas till dagordningen som diskussionspunkter under övriga frågor. Detta ger exempelvis en möjlighet till en förberedande diskussion inför ett eventuellt PC-beslut.

3.3 Ständigt adjungernade till styrelsen

Ständig adjungerade till styrelsens möten och kommunikationskanaler är invalda styrelseledamöter (som skall tillträda inom 3 månader), revisorer, talespersoner, ekonomiansvarig  samt Ung Pirats ordförande.

3.4 Närvarorätt

Samtliga partiets medlemmar har rätt att närvara som åhörare vid styrelsens fysiska möten. Om ett känsligt ärende ska behandlas och någon ledamot kräver det ska frågan behandlas bakom stängda dörrar.

3.5 Protokoll

Enligt medlemsmötet 2010 ska i protokoll infogas röstprotokoll över eventuella omröstningar. Styrelsen definierar omröstningar som de beslut som tagits med votering.

Protokoll bör vara färdigt senast en vecka efter mötet, och justerat tre dagar därefter. Justerade protokoll skall publiceras på den externa kommunikationskanalen senast två veckor efter mötet avslutats.

Till protokollet bör bifogas eller hänvisas till de underlag som använts vid styrelsebehandlingen.

  • 4. Per capsulam-beslut

Vid brådskande ärenden kan per capsulam-beslut begäras av sammankallanden.

När ett per capsulam-beslut önskas, tas detta över mail. SMS går ut till alla styrelseledamöter om att ett per capsulam-beslut är postat. Om en absolut majoritet av samtliga ledmöter svarat ja efter 24 timmar och ingen svarat nej, har beslutet gått igenom. Om alla ledamöter svarat ja före 24 timmar, har beslutet gått igenom. Om en ledamot däremot säger nej, faller beslutet. Per capsulam-beslut dokumenteras på styrelsens externa kommunikationskanal inom en vecka från att beslutet togs.

  • 5. Medlemmars rätt att skicka frågor till styrelsen

Det är möjligt för varje enskild medlem att lyfta frågor för behandling i styrelsen.

Styrelsen tar automatiskt upp för behandling alla inkomna frågor, ärenden eller förslag som minst tre medlemmar står bakom.